Tietosuojakäytäntö

Verkkokauppa Helmiä Työyhteisölle Oy, kotisivulla helmiatyoyhteisolle.fi Y-tunnus 3471201-4, paikassa Karpinkatu 4B, 05830 Hyvinkää, käsittelee asiakkaan toimittamia henkilötietoja, jotka täyttävät ja vahvistavat käyttöehtojen, sähköisten tilausten ja toimitusten käsittelyn sekä tarvittavan tiedonvälityksen lain edellyttämän ajan kuluessa.

Yleiset säännökset

1. Henkilötietojen rekisterinpitäjä, joka noudattaa GDPR - asetusta on Helmiä Työyhteisölle Oy, Y-tunnus 3471201-4. 

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot ovat: sähköposti: susanna@helty.fi, puh: 0504918297.

3. Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön.

Henkilötietojen lähde

1. Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaan suostumuksella saamiaan henkilötietoja, jotka on kerätty sopimuksella verkkokaupan sähköisen tilauksen hankkimiseksi ja täyttämiseksi.

2. Rekisterinpitäjä käsittelee vain asiakkaan tunnistetiedot ja yhteystiedot, jotka ovat välttämättömiä ostosopimuksen täyttämiseksi.

3. Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja lähetys- ja kirjanpitotarkoituksiin sekä sopimuspuolten tarvittavan tiedon välittämiseen lain edellyttämän ajan verran. Henkilötietoja ei julkisteta eikä niitä siirretä muihin maihin.

4. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuus- ja sopimussuhteeseen. Tiedot on saatu tilauksen yhteydessä itse asiakkailta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

1. asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä

2. asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

Tietojenkäsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee Asiakkaan henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

1. Kotisivun rekisteröinti GDPR:n luvun 4 jakson 2 mukaisesti.

2. Asiakkaan luoma sähköinen tilaus ja sen toimitus (nimi, laskutus- ja toimitusosoite, sähköposti, puhelinnumero, tiedot ostetuista tuotteista/palveluista).

3. Noudattaa Asiakkaan ja Rekisterinpitäjän välisestä sopimussuhteesta johtuvaa lakia ja määräyksiä.

4. Henkilötiedot ovat välttämättömiä ostosopimuksen täyttämiseksi. Sopimusta ei voida tehdä ilman henkilökohtaisia tietoja.

5. Henkilötiedot ovat välttämättömiä lakisääteisten mm. kirjanpitovelvotteiden täyttämiseen

6. Yhteydenottolomakkeet sivuston käyttäjille

Rekisteröidyt

Koulutuksia, valmennuksia ja työnohjauksia tilanneiden yritysten ja kuntien edustajat sekä helmiatyoyhteisolle.fi –sivujen kautta tilattujen tuotteiden ostajat. 

Henkilötietojen tallennuksen kesto

1. Rekisterinpitäjä tallentaa henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen Rekisterinpitäjän ja Asiakkaan välisestä sopimussuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi ja kolmen vuoden ajan sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

2. Rekisterinpitäjän on poistettava kaikki henkilökohtaiset tiedot henkilötietojen säilyttämiseen tarvittavan ajan kuluttua.

Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Asiakkaan henkilötietoja käsittelevät kolmannet osapuolet ovat Rekisterinpitäjän alihankkijoita. Näiden alihankkijoiden palvelut ovat välttämättömiä, jotta sopimus sähköisen tilauksen hankkimisesta ja käsittelystä Rekisterinpitäjän ja Asiakkaan välisessä sopimuksessa voidaan toteuttaa.

Rekisterinpitäjän alihankkijoita ovat:

Webnode AG (verkkokauppajärjestelmä), Suomen Posti ja Google Analytics (kotisivun analytiikka).

Asiakasrekisteriä käsittelevät Helmiä Työyhteisölle Oy:n työntekijät. 

Asiakkaan oikeudet

Asetuksen mukaisesti Asiakkaalla on oikeus:

1. oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

2. oikeus henkilötietojen oikaisuun.

3. oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

4. oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. 

5. oikeus tietojen siirrettävyyteen.

6. oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen: info@helty.fi.

7. oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. 

8. oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

9. oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Henkilötietojen turvallisuus

1. Rekisterinpitäjä sitoutuu toteuttamaan kaikki tekniset ja organisatoriset varotoimet, jotka ovat tarpeen henkilötietojen suojaamiseksi.

2. Rekisterinpitäjä on tehnyt teknisiä varotoimenpiteitä tietojen tallennustilojen turvaamiseksi, erityisesti varmistanut pääsyn tietokoneelle salasanan avulla, käyttänyt virustentorjuntaohjelmistoa ja ylläpitänyt tietokoneita säännöllisesti.

Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Loppusäännökset

1. Tekemällä sähköisen tilauksen verkkosivustolla www.helmiatyoyhteisolle.fi asiakas vakuuttaa olevansa tietoinen kaikista henkilötietosuojaehdoista ja hyväksyy ne täysimittaisesti.

2. Asiakas hyväksyy nämä säännöt valitsemalla valintaruudun tilauskaavakkeessa.

3. Rekisterinpitäjä voi päivittää nämä säännöt milloin tahansa. Uusi, päivitetty versio on julkaistava tällä verkkosivulla.

Nämä säännöt tulevat voimaan 6.10.2024.